Email etiquette

Oct 2

We krijgen er veel. Emails. Zeer veel. Het is in een professionele context de meest gebruikte vorm van communiceren geworden. Het is immers snel, makkelijk en effectief. Dit laatste echter enkel wanneer je er professioneel mee om gaat. Een slecht geschreven mail kan immers het verschil betekenen tussen een 'ja' en een 'neen'.

Lees hieronder de essentiële email etiquette tips die jou zullen helpen het beste uit je dagelijkse communicatie te halen.

Beknopt en to-the-point

Hou je emails altijd kort en to the point. Start met het meest belangrijke item en geef dan, indien nodig, verdere details. Maar zorg dat het vanaf het begin duidelijk is waarom je schrijft. Iedereen heeft het druk en krijgt een overload aan informatie binnen: leg dus niet teveel beslag op de tijd van de ander. De kans is trouwens reëel dat men lange mails niet leest en bijgevolg er ook niet op zal antwoorden.

Tip: Lijstjes, bulletpoints en korte zinnen maken jouw boodschap makkelijker leesbaar en te begrijpen.

'To' en 'CC'

Zet enkel de namen van de mensen in het 'Aan' veld die de info zeker dienen te krijgen en van wie je effectief een respons verwacht. Hoe meer mensen je een mail stuurt, hoe minder kans immers dat er iemand zich geroepen zal voelen om te reageren of zal doen wat je gevraagd hebt. In het 'CC' veld vermeld je die mensen die enkel op de hoogte dienen gebracht te worden. Gebruik dit veld echter spaarzaam.

Let op je 'toon'

Niets is zo moeilijk als een 'gevoel', 'intentie' of 'toon' te laten doorklinken in een mail. Je krijgt hier immers niet de 'non-verbale' informatie die je in face-to-face gesprekken en/of telefonische contacten wel krijgt. Humor en sarcasme zijn bijgevolg gevaarlijk en te vermijden. Het laatste wat je wil is immers iemand beledigen.

tip: Gebruik geen emoticons in professionele mails (tenzij je de persoon al vrij goed kent), het geeft allerminst een goede professionele indruk.

Geen drukletters

Drukletter zijn het equivalent van 'schreeuwen', dus absoluut nooit te gebruiken.

Voorzichtig met de rode vlag

Maak geen misbruik van de 'high priority' optie, enkel wanneer een mail uiterst dringend is, kan je deze gebruiken. Bij misbruik loop je het risico dat mensen gaandeweg gewoon niet meer reageren.

Zet je spellingchecker aan

Slordige mails zijn een 'no-go'. Gebruik de spellingchecker om je ervan te vergewissen dat je zeker niets misspeld hebt. Spelfouten (ook al is het een ongelukkige tikfout) stralen immers af op jezelf en jouw bedrijf en kunnen de indruk wekken dat jouw werk, producten en/of diensten ook van dat niveau zijn.

Herlees

Herlees je email vooraleer te versturen. Zorg dat je boodschap helder is, duidelijk gecommuniceerd en volgens de geldende mail-etiquette. Niet altijd makkelijk als je heel wat info door te geven hebt of vragen wil stellen.

Handtekening

Zet je handtekening onder elke mail. Dit is standaard beleefdheid en een goede manier om je Personal Brand/Imago te versterken. Op deze manier heeft men ook meteen al je contactgegevens, inclusief social media platformen bij de hand voor mocht men op die manier met jou in contact willen blijven.

Het is belangrijk om met je e-mail communicatie de juiste indruk te maken. Door bovenstaande tips te gebruiken verzeker je jezelf ervan dat je mailverkeer professioneel en efficiënt blijft. En dat helpt je positief op te vallen tussen al de anderen die hier niet de nodige aandacht aan geven.

Heidi Deblaere http